Meestal vindt Victor het leuk om manager van de afdeling Customer Intelligence (CI) te zijn, maar vandaag niet. Vandaag heeft hij zijn data-analist Rob verteld dat zijn jaarcontract niet verlengd wordt. Niet omdat Rob geen goede analyses maakt, integendeel. Rob is een goede programmeur, maar hij kan niet goed samenwerken. Hij is een solist en niemand anders op de afdeling begrijpt zijn scripts en analyses.
Maar o jee, wat nu, denkt Victor, want wie moet er nu iedere week voor zorgen dat de verkoopsuggesties in het CRM-systeem worden geladen. Als Rob dat niet meer doet moet iemand anders het gaan doen. De programma’s die Rob heeft geschreven zijn echter zo ingewikkeld dat geen van zijn collega’s dit zomaar kan overnemen.
De continuïteit komt in gevaar
Deze situatie is niet uniek. Ik zie het vaker op afdelingen dat iedereen op een eigen manier werkt en dat veel kennis in hoofden van mensen blijft zitten. Dan is het natuurlijk heel vervelend wanneer iemand ziek wordt, met vakantie gaat of helemaal vertrekt. Dan komt meteen de continuïteit van je afdeling in gevaar. Je blijkt ineens afhankelijk te zijn van 1 medewerker en kan je afspraken niet meer nakomen.
Betere verdeling van de werkdruk
Veel fijner is het wanneer medewerkers op een afdeling wel makkelijk werk van elkaar kunnen overnemen. Dat is belangrijk bij ziekte en vakantie en het is ook fijner samenwerken. Medewerkers kunnen dan van elkaar leren. Bovendien is het veel eenvoudiger om de werkdruk op de afdeling te verdelen wanneer de werkwijze op elkaar is afgestemd. Het is toch veel fijner om samen de schouders er onder te zetten dan wanneer telkens dezelfde persoon aan het overwerken is?
Iedere databasemarketeer moet eenvoudig het werk van een collega kunnen overnemen
Wat is daarvoor nodig?
Dit doe je door op je afdeling goede afspraken maken. Denk hierbij aan het volgende:
- Maak afspraken over bijvoorbeeld het gebruik tools, formats, tijdslijnen, etc.
- Programma’s, queries en selecties moet vooral zo eenvoudig mogelijk zijn zodat iedereen ze makkelijk kan lezen.
- Iedereen moet goed documenteren en informatie opslaan op een centrale plek waar iedereen bij kan. Zo wordt alle kennis gedeeld.
- Denk eens aan het inhuren van een ervaren data-analist om een goede structuur neer te zetten en campagnes, analyses, programma’s en queries te vereenvoudigen. Zo hoeven jullie het wiel niet helemaal zelf uit te vinden.
Victor: 4 maanden later…
Victor loopt fluitend door de gang. De afdeling zit in een heerlijke flow en heeft hij het gevoel dat de dingen vanzelf gaan. Toen Rob vertrok heeft Victor een ervaren senior dataspecialist ingehuurd. Die heeft geholpen om de programma’s van Rob makkelijker en leesbaarder te maken. Ook is de communicatie en afstemming op de afdeling veel beter nu er betere afspraken gemaakt zijn. Als nu iemand het druk heeft, kan iemand anders snel bijspringen. Een heerlijk gevoel van zekerheid dat de boel niet in het honderd loopt wanneer 1 iemand uitvalt.
Wil je net als Rob niet meer afhankelijk zijn van 1 medewerker?
En kun wel wat hulp gebruiken, bijvoorbeeld bij het neerzetten van een goede structuur of bij het vereenvoudigen van ingewikkelde programma’s?
Ik ben dol op databases en help je graag!
Maak een afspraak voor een vrijblijvend kopje koffie. Dan bekijken wat samen jouw uitdagingen zijn en of ik je daarbij kan helpen.
Wil je mijn artikelen voortaan in je mailbox ontvangen?
Dat kan! Vul hieronder je gegevens in dan stuur ik ze voortaan via e-mail.
