Zo, nu eerst koffie denkt Ilona. Ze heeft net met haar afdeling Marketing Intelligence de vakantieplanning besproken en dat is elk jaar weer een heel gepuzzel. Haar databasemarketeers en data-analisten moeten elkaars werk overnemen in de vakantie en dat klinkt natuurlijk mooi, maar is in de praktijk niet altijd eenvoudig. Vorig jaar nog heeft ze Jaap 3 keer op zijn vakantieadres in Portugal moeten bellen omdat zijn collega’s zonder hem niet de clickdata konden benaderen. Daardoor konden veel analyses en selecties niet gedaan worden.
Uitgerust en overspannen
Ilona’s afdeling is niet de enige waarbij het maken van een goede vakantieafstemming lastig is. Veel meer bedrijven en afdelingen worstelen hiermee omdat veel mensen voor hun vakantie gebonden zijn aan de schoolvakanties. Dan wil iedereen tegelijkertijd weg. Maar je wilt natuurlijk niet dat de ene medewerker lekker kan uitrusten aan het strand in Spanje terwijl de andere bijna overspannen is omdat hij veel extra tijd kwijt is het met oplossen van issues die zijn collega heeft achtergelaten.
Makkelijk elkaars taken overnemen
Eigenlijk zou je een zodanige situatie willen hebben dat medewerkers makkelijk elkaar taken kunnen overnemen. Dan kun je met een minimale bezetting de belangrijkste werkzaamheden toch gewoon door laten gaan. En dan kan ook iedereen eventjes lekker genieten van een mooie vakantie in de zomer.
Iedere medewerker kan in de zomervakantie met vakantie gaan zonder dat de continuïteit van de werkzaamheden in gevaar komt
Dat klinkt mooi, niet waar ? Maar hoe bereik je dat in de praktijk?
5 tips die je hierbij helpen:
- Bepaal vooraf met je afdeling welke dingen je wel en niet doet in de vakantieperiode. Maak hierin echt keuzes.
- Zorg voor een goede overdracht en handleiding van de werkzaamheden die wel door moeten blijven gaan. Zo kunnen de collega’s die achterblijven makkelijk de taken oppakken.
- Zorg dat medewerkers die werkzaamheden overnemen ook daadwerkelijk toegang hebben tot de systemen.
- Manage de verwachtingen van je stakeholders. Wat kunnen ze wel en niet verwachten tijdens de zomervakantie?
- En mocht het dan toch nog fout gaan en je een collega moeten storen op zijn vakantieadres, leer daar dan van voor volgend jaar.
Met een goede voorbereiding kan je afdeling soepel de vakantieperiode doorkomen. Het is toch heerlijk als iedereen zonder zorgen eventjes lekker weg kan in de zomer?
Wil je met deze én andere tips aan de slag en kun je wel wat hulp gebruiken?
Ik ben dol op databases en help je graag! Maak een afspraak voor een vrijblijvend kopje koffie. Dan bekijken we samen wat jouw uitdagingen zijn en of ik je daarbij kan helpen.
Maak een afspraak
Wil je mijn artikelen voortaan in je mailbox ontvangen?
Dat kan! Vul hieronder je gegevens in dan stuur ik ze voortaan via e-mail.
